Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 24 oktober 2026

Givo Media (Henriëtte Roland Holstlaan 7, 5216 SK 's-Hertogenbosch, KvK 99868946) gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, met wie we ze delen en hoe lang we ze bewaren.

1. Wie zijn wij en wanneer zijn wij verantwoordelijk?

Givo Media levert Klantmotor: een WhatsApp-assistent ("Pip") voor installatiebedrijven, met een online dashboard. We hebben twee rollen:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens van bezoekers van givomedia.com, mensen die een demo aanvragen, onze demo-assistent appen of contact met ons opnemen, en van onze zakelijke klanten en hun medewerkers die het dashboard gebruiken.
• Verwerker voor gegevens van de klanten van een installateur die Klantmotor gebruikt. Dan is de installateur verantwoordelijk en werken wij alleen in zijn opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst. Zie hoofdstuk 3.

2. Gegevens die wij zelf verwerken (als verantwoordelijke)

• Demo-aanvraag en contact: naam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, branche en je bericht. We gebruiken dit om contact met je op te nemen en een voorstel te doen. Grondslag: jouw verzoek (precontractuele maatregelen) en ons gerechtvaardigd belang.
• Demo-assistent op WhatsApp: app je ons demonummer, dan verwerken we je telefoonnummer, profielnaam en berichten om de demo te laten werken en een eventueel vervolggesprek voor te bereiden. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Klanten: contact- en factuurgegevens en de bedrijfsinformatie die je bij het inrichten aanlevert (bijvoorbeeld diensten, prijzen, werkgebied en teksten van je website). Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht).
• Dashboardgebruikers: naam, e-mailadres, rol en inloggegevens (zoals tijdstip van inloggen), om je veilig toegang te geven via een inloglink per e-mail. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (beveiliging).
• Betalingen: betalingen lopen via Stripe. Wij zien je naam, e-mailadres, bedrag en betaalstatus, geen volledige kaart- of rekeningnummers.
• Websitebezoek: technische gegevens zoals IP-adres, browser en bezochte pagina's, via Shopify, om de website te laten werken en te beveiligen. Analytische en marketingcookies plaatsen we alleen met je toestemming via de cookiebanner. Zie ook ons cookiebeleid.

3. De WhatsApp-assistent (Klantmotor)

Wie is verantwoordelijk. De installateur die Klantmotor gebruikt, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn klanten. Givo Media is verwerker en werkt alleen in zijn opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst. Je kunt met vragen bij de installateur terecht, maar ook bij ons.

Welke gegevens. Telefoonnummer en profielnaam in WhatsApp; de inhoud van berichten (tekst, foto's, spraakberichten en documenten); het adres en de postcode die de klant zelf noemt; afspraak- en klusgegevens; en gegevens over de installatie bij de klant thuis (zoals merk, type en installatiedatum). Belt iemand de installateur en wordt de oproep gemist, dan verwerken we het telefoonnummer van de beller om via WhatsApp contact op te nemen.

Waarvoor. Vragen beantwoorden, een afspraak aanvragen, spoed doorgeven aan de installateur, en, als de installateur dat aanzet, onderhoudsherinneringen, offerte-opvolging en een verzoek om een review na de klus.

Koppeling met WhatsApp Business. De installateur koppelt zijn eigen WhatsApp Business-account aan Klantmotor via Meta. Wij krijgen dan toegang tot:

• het bedrijfsprofiel en het telefoonnummer;
• de berichtsjablonen;
• inkomende en uitgaande berichten, ook berichten die de installateur zelf in de WhatsApp Business-app typt;
• als de installateur daarvoor kiest bij het koppelen: de contactenlijst en de chatgeschiedenis van de afgelopen 6 maanden.

Contacten en chatgeschiedenis gebruiken we alleen om te bepalen met wie de assistent niet mag praten, bijvoorbeeld privécontacten en lopende gesprekken.

AI. Berichten worden beantwoord door een AI-assistent ("Pip"), die zich in het eerste bericht als digitale assistent voorstelt. De berichten gaan voor verwerking naar Anthropic (het AI-model). Anthropic gebruikt deze gegevens niet om zijn modellen te trainen. De assistent neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of andere aanzienlijke gevolgen: een afspraak is pas definitief als de installateur hem bevestigt, en de installateur kan een gesprek altijd overnemen.

Bewaren. Berichten worden standaard 24 maanden bewaard en daarna automatisch verwijderd. Klant-, klus- en installatiegegevens bewaren we zolang de installateur Klantmotor gebruikt. Na het einde van de overeenkomst verwijderen we alle gegevens binnen 30 dagen, tenzij de installateur eerst om een export vraagt.

Afmelden. Stuur STOP en je krijgt geen berichten meer van de assistent.

4. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We schakelen alleen dienstverleners in die nodig zijn om ons werk te doen, met een verwerkersovereenkomst of vergelijkbare afspraken:

Partij	Waarvoor	Locatie
Meta Platforms Ireland	Verzenden en ontvangen van WhatsApp-berichten	EU (Ierland), ook VS
Anthropic	AI-model dat antwoorden opstelt	VS
Supabase	Database en inlogsysteem van het dashboard	Verenigd Koninkrijk
Hetzner	Server voor onze automatiseringen	Duitsland / Finland
Twilio	Doorsturen van gemiste oproepen	VS
Brevo	Versturen van inlog- en uitnodigingsmails	Frankrijk
Google (Workspace)	Zakelijke e-mail, interne meldingen en back-ups	EU / VS
Cloudflare	Hosting en beveiliging van het dashboard	EU / VS
Shopify	Website, formulieren en cookiebanner	Canada / VS
Stripe	Betalingen	EU / VS

Daarnaast delen we gegevens als de wet ons daartoe verplicht.

Buiten de EER. Een deel van deze partijen verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gebeurt alleen naar landen met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het Verenigd Koninkrijk, Canada en het EU-US Data Privacy Framework) of op basis van standaardcontractbepalingen.

5. Hoe lang we gegevens bewaren

• Demo-aanvragen en gesprekken met de demo-assistent zonder vervolg: maximaal 12 maanden.
• Klant- en dashboardgegevens: zolang de overeenkomst loopt. Daarna alleen wat we wettelijk moeten bewaren (facturen 7 jaar).
• Gegevens van de WhatsApp-assistent: zie hoofdstuk 3.
• Back-ups worden binnen 30 dagen overschreven.

6. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Verbindingen zijn versleuteld. Elke installateur ziet alleen zijn eigen gegevens (afscherming per bedrijf in de database). Alleen de oprichters hebben beheertoegang, beveiligd met tweestapsverificatie. We maken dagelijks back-ups en houden onze systemen up-to-date. Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan melden we dat volgens de wet aan de installateur, de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan jou.

7. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@givomedia.com. We reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.

8. Gegevens laten verwijderen

• Klant van een installateur: vraag het aan de installateur, of mail info@givomedia.com met het telefoonnummer waarmee je hebt geappt. We verwijderen je gesprekken en gegevens binnen 30 dagen en laten de installateur dat weten.
• Installateur die de WhatsApp-koppeling verbreekt: mail info@givomedia.com en we verwijderen alle gegevens van je account binnen 30 dagen. Facturen bewaren we zolang de wet dat vraagt.
• Geen berichten meer ontvangen: stuur STOP in WhatsApp.

9. Kinderen

Onze diensten zijn bedoeld voor bedrijven en hun klanten. We verwerken niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar.

10. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienst verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij belangrijke wijzigingen informeren we onze klanten per e-mail.

12. Contact

Givo Media · Henriëtte Roland Holstlaan 7, 5216 SK 's-Hertogenbosch · info@givomedia.com · +31 6 10116098 · KvK 99868946

---

Check vóór publiceren (niet meeplakken)

1. Anthropic en training: bevestig in de actuele Commercial Terms dat API-data niet voor training wordt gebruikt.
2. Bewaartermijnen moeten technisch kloppen: automatische verwijdering na 24 maanden, verwijdering binnen 30 dagen na einde contract, demo-aanvragen na 12 maanden, back-ups binnen 30 dagen overschreven. Bestaat zo'n opschoning nog niet, bouw hem dan of pas de tekst aan.
3. Dagelijkse back-ups (hoofdstuk 6): pas waar zodra Hetzner automatische back-ups aanstaan en/of Supabase Pro.
4. Spraakberichten: gaat transcriptie via een andere partij (bijv. OpenAI Whisper), zet die dan in de tabel van hoofdstuk 4.
5. Stripe is voor betalingen deels zelf verantwoordelijke. De jurist kan bepalen of dat apart vermeld moet worden.
6. Meta "Data deletion instructions URL": gebruik https://givomedia.com/policies/privacy-policy. Shopify haalt anker-ID's vaak weg, dus verwijs naar de pagina zelf of maak een kleine pagina /pages/gegevens-verwijderen met de tekst van hoofdstuk 8.
7. Cookiebeleid-link: controleer dat /pages/cookiebeleid bestaat.